Le Premier ministre

à Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d’Etat

OBJET : Stratégies ministérielles de réforme

La réforme de l’Etat, au niveau interministériel, repose sur quatre chantiers : la décentralisation, la réforme budgétaire, la simplification des procédures administratives et la rénovation de la prospective. Ces travaux sont engagés. Mais au-delà de ces chantiers interministériels, c’est à chacun d’entre vous qu’il revient de piloter la réforme de son administration.

Par la lettre du 2 décembre et lors de nos réunions récentes, je vous ai indiqué que vous présenteriez devant le Parlement, dès l’automne, les réformes nécessaires de votre département ministériel. Recentré sur le cœur de ses missions et s’appuyant sur des structures, une organisation et des méthodes rénovées, l’Etat doit, au meilleur coût pour la collectivité, apporter un meilleur service aux Français et une plus grande satisfaction à ses agents.

Les stratégies ministérielles de réforme que je vous demande de préparer doivent nous permettre d’atteindre ces objectifs.

1 - Je vous demande en premier lieu, de procéder à un réexamen systématique de vos missions et des structures qui les servent. Certaines de ces missions peuvent être déléguées ou abandonnées. D’autres au contraire, doivent être renforcées ou exercées différemment.

Les premières pistes que nous avons examinées lors de nos récentes réunions sont prometteuses, même si, pour certains ministères, elles doivent encore être approfondies. J’insiste tout particulièrement pour que vous vous attachiez à tirer toutes les conséquences pour vos administrations de la décentralisation et de la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances.

2 - Vous vous attacherez, en deuxième lieu, à développer les démarches qualité. La réforme renforce la légitimité de l’Etat et la qualité des services qu’il rend au quotidien aux Français. Nos administrations doivent ainsi redevenir exemplaires en matière de qualité de service.

Vous veillerez à présenter rapidement des propositions opérationnelles dans ce domaine, conformément aux recommandations qui vous seront adressées par le ministre chargé de la réforme de l’Etat.

3 - En troisième lieu, il est impératif que l’Etat renouvelle le pacte qui le lie à ses agents, pour mieux récompenser leurs efforts, pour simplifier et améliorer le cadre de leur action et pour mieux mobiliser leur énergie et leurs compétences.

Vos modes de gestion des ressources humaines devront ainsi évoluer selon les quatre axes suivants :

•La déconcentration : il s’agit de responsabiliser vos cadres, à qui vous devrez assigner des objectifs précis, et de gérer les hommes et les femmes qui servent l’Etat dans des structures à tailles humaines.

•La réduction du nombre de corps : il s’agit de sortir d’une gestion formelle des ressources humaines, pour développer une gestion plus qualitative et faciliter la mobilité.

•La reconnaissance du mérite : il s’agit de mieux prendre en compte l’implication des agents et leurs contributions aux progrès de leurs services.

•La gestion prévisionnelle des postes, des emplois et des carrières : il s’agit d’adapter les emplois, les qualifications et les recrutements en fonction des besoins de demain.

Votre implication personnelle dans l’élaboration de ces stratégies est nécessaire. Il vous appartient de conduire le dialogue avec vos agents, puis de présenter au Parlement votre stratégie de réforme. Elle fera l’objet d’un suivi et d’une actualisation annuels.

En ce qui concerne l’année en cours, vous vous attacherez d’abord à définir l’évolution de vos missions, car c’est la clé de voûte de notre démarche. Vous me transmettrez donc pour le 1er octobre 2003 une présentation de l’ensemble de vos missions et des structures qui les servent, avec vos propositions d’évolution. Vous pourrez, en ce qui concerne les point 2 et 3, vous limiter à ce stade à une note d’orientation. Vous veillerez toutefois à m’adresser avant le 1er septembre 2003, avec copie au secrétaire d’Etat à la réforme de l’ Etat, vos propositions détaillées pour nourrir un deuxième projet de loi d’habilitation à simplifier le droit par vos ordonnances.

J’ai demandé au ministre chargé de la réforme de l’Etat et au ministre du budget de mener les consultations avec le Parlement pour préciser le format des documents que vous devrez remettre.

Le mandat donné par nos concitoyens est clair : mener avec pragmatisme et ténacité les réformes structurelles qui apporteront à notre pays une croissance durable. Pour renforcer l’Etat, nous devrons conduire avec détermination les réformes indispensables de vos ministères.

Jean-Pierre RAFFARIN

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Paris, le 24 juillet 2003

Le ministre de la fonction publique, de la réforme de l’Etat et de l’Aménagement du territoire et le ministre délégué au Budget et à la Réforme budgétaire

à Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d’Etat

Objet : Mise en œuvre des stratégies ministérielles de réforme.

Par la circulaire du 25 juin 2003, le Premier ministre vous a demandé de préparer vos stratégies ministérielles de réforme (S.M.R.) qui devront lui être adressées pour le 1er octobre 2003, puis présentées au Parlement.

Comme annoncée dans la circulaire du Premier ministre, la présente note a pour objet de préciser le format du dossier qui sera présenté aux assemblées. La définition de ce format commun à tous les ministères vise à faciliter la lecture et l’analyse des S.M.R. dans la perspective du dialogue au Parlement, sans toutefois les contraindre dans un cadre trop strict qui ne pourrait intégrer toutes les spécificités de vos départements. Il reprend les priorités de vos départements. Il reprend les priorités définies par la circulaire précitée, à savoir le réexamen systématique des missions et des structures qui les servent, le développement des démarches qualité et la modernisation des modes de gestion des ressources humaines.

1 - Réexamen systématique des missions et des structures qui les servent.

  Vous dresserez une cartographie précise et exhaustive des missions de votre département et des structures qui les servent, en faisant apparaître l’éventuelle dimension interministérielle de certaines missions.

  A missions constantes, vous décrirez les principales actions de réforme que vous menez, notamment en ce qui concerne les fonctions de soutien. Vous établirez à cette fin une fiche par mission, en précisant la stratégie du calendrier :

o En terme d’organisation : évolution des structures d’administration centrale et déconcentrée, clarification du pilotage ;

o En terme de management : pilotage par les indicateurs de performance, objectifs assignés à vos unités de gestion dans le cadre de démarches de contractualisation, évaluation.

Vous décrirez dans ce cadre quelles sont les procédures que vous supprimez ou simplifiez :

o en interne dans l’administration ;

o au profit de l’usager

  Vous répondrez ensuite aux questions suivantes :

o Avez-vous identifié une mission ou un organisme qui ne présente plus un caractère stratégique pour le service public et qu’il faut supprimer ?

o Quelles sont les missions éloignées de votre cœur de métier que vous compter externaliser ? (il vous est demandé de préciser le calendrier et les avantages attendus) ;

o Quelles sont les missions qu’il est prévu de décentraliser aux collectivités territoriales ou de déléguer au secteur associatif, aux fédérations ou aux organismes publics ou parapublics ? (vous préciserez les conséquences que vous en tirerez sur votre organisation).

  Vous présenterez enfin les conditions de pilotage de la réforme dans votre ministère :

o L’organisation de votre ministère est-elle optimale pour assurer au mieux vos missions ainsi redéfinies ?

o Qui pilote la réforme de votre ministère et est garant devant vous de son succès ? Quelle structure est en charge de l’organisation et des méthodes dans votre ministère ? Disposez-vous d’un tableau de bord de suivi des réformes ?

o Avez-vous recours à l’aide d’organismes extérieurs (corps d’inspection interministériel, mission d’audit et de conseil externe) pour établir des audits réguliers de votre organisation et de vos procédures ?

Conformément à la demande du Premier ministre, vous présenterez une note d’orientation, définissant :

  les principaux engagements de service de votre ministère et les modalités selon lesquelles ils sont portés à la connaissance des usagers ;
  les dispositifs que vous mettez en œuvre pour accueillir périodiquement l’avis des usagers sur la qualité des services que vous rendrez ;
  votre stratégie de mise en œuvre de la chartre d’accueil des usagers dans le service d’Etat, qui vient de faire l’objet d’une validation interministérielle.

3 - L’amélioration de la gestion des ressources.

Vous présenterez :

  d’une part, en ce qui concerne la gestion prévisionnelle de vos emplois et la nécessaire déconcentration, les réponses à la circulaire du 16 septembre 2002 du MFPREAT relative à la gestion prévisionnelle de l’emploi public et à la lettre du 27 mai 2003 du directeur général de l’administration et de la fonction publique relative à la déconcentration de la gestion du personnel et la mutualisation des moyens ;

  d’autre part, en ce qui concerne la reconnaissance du mérite, vos réponses aux questions suivantes :

o que faites-vous pour responsabiliser vos cadres ?

o quel mécanisme, collectif ou individuel, d’intéressement à la performance mettez-vous en place pour le personnel placé sous votre autorité ?

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Vous préciserez en conclusion quelle procédure de concertation vous avez mise en œuvre en interne et en externe pour convaincre les agents placés sous votre autorité ainsi que les usagers du bien-fondé de vos propositions.

La délégations à la modernisation de la gestion publique et des structures de l’Etat (D.M.G.P.S.E.) se tient à votre disposition pour accompagner la rédaction de votre S.M.R. Il vous est demandé de transmettre vos propositions, avec copie au cabinet du Premier ministre, pour le 30 septembre 2003.

Jean-Paul Delevoye